Tener un presupuesto claro sobre lo que se tiene y lo que se necesita es uno de los primeros pasos para lanzar un negocio con éxito. Para hacer esto, Antonio Lassi, quien cuenta con casi cuatro décadas de conocimientos financieros, explica cómo se deben definir los “costos iniciales o generales”.
¿Cuáles son los beneficios de definir los costos iniciales?
Según Lassi, quien es consultor de pequeños negocios de Prospera en Carolina del Norte, esto permite al emprendedor planificar mejor, adaptarse al mercado de forma realista y demostrar que se tiene un negocio organizado, al momento de buscar fuentes de financiamiento.
“Este ejercicio de definir los costos iniciales de un emprendimiento le va a permitir tener una idea clara de cuánto cuesta introducir su idea en el mercado, pero es importante ser flexible y pensar que a lo mejor la idea de su negocio puede cambiar”, adelantó.
Junto con esto, explicó que para elaborar un informe con los costos iniciarles debe elaborarse un formulario, donde:
- Del lado izquierdo se coloca la descripción de cada costo
- Del lado derecho el precio
- Al final, el monto de todos los costos
Los costos que deben colocarse son:
- Maquinaria y equipos
Cada tipo de negocio requiere herramientas específicas para operar. “Un ejemplo, en el caso de la plomería, es que va a necesitar un vehículo, una especie de furgoneta o camión que le permita transportar su equipo al lugar donde va a trabajar y en el caso de un emprendimiento como el marketing, que tiene un aspecto más virtual, va a necesitar maquinaria como el computador y si va a imprimir documentos o gráficos, entonces la impresora. Esto es parte de su equipo, al igual que el horno para el panadero”, dijo a La Noticia.
- Muebles
Los muebles básicos son esenciales para cualquier oficina o espacio de trabajo. Esto incluye escritorios, sillas y otros utensilios que le permitan trabajar de manera cómoda y eficiente.
Antonio aclara que muchas veces el emprendedor ya tiene alguno de estos costos (maquinaria, equipos y muebles), pero igualmente hay que agregarlos al formulario, para tener claro que necesidades ya están cubiertas y qué es lo que falta.
“Este formulario indica no solo lo que necesita, sino lo que como empresario aporta a su negocio y aumenta el nivel de credibilidad y de confianza en sí mismo… Hemos tenido emprendedores que muchas veces tienen todos estos costos iniciales cubiertos y más, entonces tienen una cifra de lanzamiento que ya cubre y que una capital que pueden utilizar para conseguir mayor financiamiento o aumentar sus recursos de otra manera”, dijo.
- Decoración y remodelación del lugar
Si se alquila un local comercial, puede ser necesario realizar trabajos de remodelación para adecuarlo a sus necesidades. Este costo incluye la instalación de estanterías, paneles o incluso una decoración mínima para crear un ambiente adecuado para los clientes.
“Cuando el plomero, por ejemplo, va a alquilar el local, tiene que remodelarlo porque le están dando un espacio vacío. Va a necesitar dónde colgar el equipo y si en ese espacio va a atender a la gente, tienen que decorar la tienda y remodelarla para que pueda cumplir la función de almacén y de oficina”, agregó Antonio.
- Costo de instalación de equipos
“Hay emprendimientos que requieren contratar personal para instalar equipos avanzados, esto se debe tomar en cuenta, igualmente si, por ejemplo, en el caso del que tenga un negocio virtual y requiere instalar aplicaciones o programas de diseños, esto requiere el pago de suscripciones”, comentó.
- Inventario inicial
Esto es todo aquello que una empresa tiene al principio de un periodo, como productos, mercancía o ingredientes, antes de empezar a comprar más o vender. “Básicamente, en el caso de un plomero, va a necesitar tubos y otras herramientas para ciertos proyectos y en vez de estar yendo a comprar a cada rato, va a necesitar un inventario inicial donde compra al por mayor porque sabe que son cosas que va a usar con frecuencia y por eso quiere tener a la mano”, explicó.
Agregó: “Normalmente, cada emprendedor tiene cierto grado de experiencia sobre qué va a necesitar en un periodo de tiempo y aunque tener un inventario inicial de seis meses es lo mejor, si solo puede tenerlo por un mes está bien. Además, hay industrias, como en la comida, donde no se puede tener un inventario por tanto tiempo, porque los alimentos perecen”.
- Depósito de arrendamiento
Si el emprendedor decide alquilar un local para su negocio, uno de los primeros costos es el depósito de arrendamiento, que generalmente equivale a uno o dos meses de renta. Este debe estar dentro del formulario para no pasar por alto.
Algo que Antonio sugiere es que, si se va a trabajar en casa, alquílense su espacio, pónganle un precio a ese espacio e inclúyanlo. Esto tiene ventajas, como poder descontarlo como un gasto en sus impuestos.
- Depósito para servicios
Este es el costo de los servicios básicos, como agua, electricidad e internet, y cualquier otro tipo de gasto recurrente para el funcionamiento de su negocio.
- Costos de servicios profesionales
“Se le aconseja siempre al emprendedor que, aunque tenga cierta habilidad para trámites legales o contables, siempre utilice los servicios profesionales para asegurarse de que no vaya a meter la pata, ya que equivocarse tiene un costo, a veces mayor. Es mejor contar con una protección legal desde el principio. Entonces, lo ideal es preguntarle a los profesionales que puedan necesitar, cuanto le va a cobrar por mes, para tener una idea clara y calcular este gasto por los siguientes seis meses e incluirlo en el presupuesto”, precisó Antonio.
- Licencias y permisos
Cada tipo de negocio tiene ciertos requisitos legales. Las licencias y permisos necesarios para operar deben estar contemplados en el presupuesto.
“Por ejemplo, si eres plomero y planeas realizar trabajos de gran envergadura, necesitarás una licencia especial. No es lo mismo el plomero que va a reparar el tubo de una lavadora al que va a cambiar el sistema completo de cloacas de un edificio municipal, va a tener que hacer exámenes, incluso, es bueno buscar a los gremios y consultarles que licencias, permisos y certificaciones se necesita y cuánto cuestan”, agregó.
- Costo de registro de la empresa/incorporación
Dependiendo de la forma legal de su negocio (por ejemplo, LLC, corporación, entre otras), se deben pagar los costos de registro y otros trámites legales para formalizar la existencia de su empresa. Antonio recomienda que, si se contrata a un contador, se conozca si sus servicios ya cubren este monto.
- Costo inicial de mercadeo
“Este gasto de mercadeo y publicidad es importante desde el primer día, ya sea a través de campañas en redes sociales, publicidad o el diseño de materiales promocionales; tener un presupuesto de mercadeo claro es esencial para dar a conocer tu negocio y atraer clientes”, dijo.
- Otros
En algunos casos, los emprendedores deben afrontar costos adicionales que no habían previsto inicialmente. Estos deben incluirse en el formulario.
“Hemos tenido ocasiones donde el emprendedor viene con un contrato en mano. Y el contrato tiene ciertas condiciones para poder ganarse esa licitación o se la ganó, pero no tiene la infraestructura necesaria. Entonces hay que revisar este contrato e incluir en el presupuesto todo aquello que se requiere para ejecutar el contrato”, ejemplificó.